Swiss_01

Идеальный бутерброд тайм-менеджмента: помидор, салями, швейцарский сыр

Умение создавать списки дел и знание техник постановки целей еще не является гарантией того, что дело будет сделано.

По себе знаю. Задача может «сидеть» в списках днями, а то и неделями, вызывая раздражение и чувство вины.

Вдоволь насладившись муками самобичевания за малопродуктивность, я захотела разобраться, почему же так происходит.

Размышления над собственным опытом помогли выделить следующие причины:

1. Отсутствие внимания. Социальные сети, письма, чаты, постоянно выскакивающие здесь и там оповещения никак не способствуют фокусировке внимания. Каждое сообщение кажется важным, на него хочется ответить, прочитать пост, посмотреть комментарии… И день потерян.

2. Ожидание вдохновения, особого настроения. А муза, как известно, особа ветреная. Так что дела откладываются.

3. Боязнь сложностей, трудностей. Даже если мы знакомы с процессом в целом, комплексные задачи пугают нас. Особенно если дело монотонное и мало интересное (как, например, написание дипломной работы). Поэтому дело откладывается под разными предлогами.

4. Неопределенность, неясность. Задача поставлена, а как подойти к ее решению — непонятно. Неясно, с чего начать. Вот мы и не начинаем вовсе.

5. Многозадачность. Попытки делать несколько дел одновременно приводят лишь к снижению продуктивности. Я точно не Юлий Цезарь.

Это как замкнутый круг: неуверенность и поиск вдохновения порождает чувство вины за несделанное, нереализованное, что никак не способствует уверенности в себе и правильному настрою.

Что же делать-то? Я всегда была настроена на поиск решений. Однако сложные техники и пухлые книги по тайм-менеджменту никак не хотели усваиваться в условии глубокого разочарования в себе. Помогли три техники, основанные на простых принципах: простота в применении и «сделать это быстрее, чем успеешь об этом подумать».

Помидорка для внимания

Техника основана на таком простом инструменте как кухонный таймер в виде помидора. Принип Pomodoro был описан Франческо Чирилло более 30 лет назад и с тех пор помогает невнимательным людям сфокусироваться.

Идея проста. В первую очередь нужно убрать внешний шум и раздражители: отключить оповещения, закрыть социальные сети, чаты, мессенджеры, отключить звук на телефоне, если требуется. Далее устанавливаете таймер на 25 минут и принимаетесь за дело. 25 минут достаточно, чтобы сосредоточиться на одной задаче и продуктивно работать, не боясь «выгореть». При этом не нужно ждать вдохновения — «срочность» способствует подключению внутренних ресурсов. Хороший стимул — превратить это в некую игру, постоянно совершенствоваться. «А ну-ка, сколько я успею сделать за эти 25 минут? На старт, внимание, вперед!»

Данная техника хорошо подходит для креативных задач, мозговых штурмов, задач по написанию текстов (от статей до коммерческих предложений и даже спецификаций), изучению и анализу материалов и документов, исследованию и поиску информации. Применение техники также помогает не уйти с головой в одну задачу и не потратить больше времени, чем нужно.

Всю работу можно разбить на помидорки по 25 минут. Для этого есть всего несколько правил, чтобы оставаться продуктивными и энергичными:

  • Не забывайте отдыхать по 3-5 минут между задачами. Неплохо пройтись, налить себе чаю, поболтать с коллегой, подготовить все необходимое для следующей задачи. Не выходите в соцсети!
  • После четырех сессий сделайте более долгий получасовой перерыв или сходите на обед.
  • Заранее решите, что будете делать и что вам для этого потребуется. Время на подготовку не входит в 25 минут. Но и не растягивайте подготовку. Если требуется значительное время, чтобы приготовить все необходимое — выделите отдельную «помидорку» на это.
  • Мне нравится чередовать разные типы задач, если нет необходимости выполнять связанные между собой задачи. Например, разбавляю тяжелый умственный труд трудом физическим, написание текстов встречами. Кстати 25-минутный таймбокс хорошо работает для встреч с коллегами, помогает придерживаться повестки дня и не «растекаться мысию по древу».

Регулярная практика техники помидора помогает преодолеть писательский блок, выработать «креативность по требованию», справиться с прокрастинацией.

Нарезка салями

Как мы нарезаем колбасу на стол для гостей? Правильно, тоненькими кусочками. То же самое можно делать с задачами! Все гениальное просто.

Чтобы преодолеть боязнь сложных, комплексных задач, разбейте их на мелкие составные части, которые можно просто и быстро выполнить, прежде чем вы успеете подумать об этом. Кстати, можно использовать технику помидора, чтобы сфокусироваться на задаче.

Несколько правил «нарезки»:

  • Каждая подзадача должна иметь четко сформулированный результат. Убедитесь, что не разбили задачу на полпути.
  • Старайтесь распределять задачи во времени учитывая их взаимозависимость. Результаты предыдущей задачи внесут хороший вклад для последующей.
  • Следуйте плану. Не перепрыгивайте через задачи, если они вам не нравятся или кажутся скучными.

Техника хороша как для решения текущих личных и рабочих задач, так и как подход к мелким проектам. Помогает выделить детали и получить больше ясности, наметить четкий путь, по которому проще идти к достижению результата.

Как дырки в сыре

Что делать, когда нет четкой картины выполнения задачи и невозможно детально разбить ее на подзадачи (много неизвестных, переменных), сложно распределить задачи во времени, определить их зависимости? Тут мне на помощь пришла техника Алана Лакейна — Швейцарский сыр. Вообще, это моя любимая техника, так как допускает некую хаотичность, творческий подход. Да и задачи, которые приходится решать ежедневно, чаще всего содержат множество неизвестных.

Используя этот метод, очень просто начать работу над сложной комплексной задачей, даже если не знаешь с какой стороны к ней подойти. Нужно найти «слабое звено» в задаче, что-то, что можно сделать здесь и сейчас, что просто и знакомо (сделать звонок, написать е-мейл, поговорить с кем-нибудь, назначить встречу, выписать вопросы/проблемы/идеи на листок бумаги). Просто сделайте. Это будет первая дырка в сыре, где сыр — ваша большая задача.

Интересно, что как только в сыре-задаче появилась первая дырка, на ум приходит следующая подзадача, которую можно решить. Если не приходит, сделайте небольшое усилие. Пара выполненных микрозадач подтянут третью. И четвертая уже наполовину сделана. Результаты сделанного постепенно будут проливать свет на то, что было в тени, переменные будут отпадать сами собой, и задача будет становиться все четче и яснее.

Чтобы не сбиться с курса, можно использовать графические инструменты: нарисуйте задачу (можно прямо в виде сыра) и вписывайте в него решенные микрозадачи и нерешенные вопросы. Хорошо помогают mind-maps, где разными цветами можно обозначать решенные и нерешенные вопросы, неизвестные и переменные.

Использовать эти техники можно по отдельности и смешивая. Так я и делаю с большим успехом и удовольствием. Во всяком случае, еще никто не догадался, что я — Великий Прокрастинатор 🙂

Последний совет — поменьше думайте о задаче. Не над ней, а именно о ней. Не давайте ей моральную окраску: приятная/неприятная, скучная/интересная, самое опасное — смогу/не смогу. Иногда бывают задачи, которые просто нужно сделать. Как бы ни банально это звучало, чтобы выполнить любую задачу, ее нужно просто начать. Вот только начать ее надо быстрее, чем вы успеете о ней подумать 🙂

Удачи вам в реализации ваших задач!

Автор: Ольга Дробышева

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *